Beratungsprojekt Medizin-Controlling

Anwenderbericht zum Teilprojektabschluss aus dem Ev. Krankenhaus Lütgendortmund

Das Beratungshaus der GWI-Gruppe, die jetzt Teil von Agfa HealthCare ist, wurde im Mai 2005 mit der Gesamtkoordination rund um das Aufgabengebiet des Medizin-Controllings des Ev. Krankenhauses Lütgendortmund beauftragt. Die Ziele waren, die Erlöse des Krankenhauses zu sichern, trotz sinkenden Fallzahlen den vereinbarten CMI zu erreichen und eine rechtskonforme Kodierung zu gewährleisten ("Right-Coding vor Up-Coding“).

Die Ausgangssituation

Die Beauftragung fand vor dem Hintergrund der letzten Benchmarkauswertungen von GSG und anderen Partnern statt, die eine hohe Anzahl unspezifischer oder gänzlich fehlender Kodierungen auswiesen. Eine zukunftsorientierte Leistungsausrichtung konnte auf Grund dessen nicht sinnvoll und zielführend ermittelt werden und in die anstehende Leistungsvereinbarung übernommen werden.

Folgende Punkte kennzeichneten die Ausgangssituation:

• Retrospektive Leistungsdokumentation seitens des ärztlichen Personals mit erheblichem Zeitaufwand
• Große Dokumentationsdiskrepanz zwischen der Kodierung im System und der Patientenakte
• Keine vollständige Leistungsabbildung in weiten Bereichen des Hauses vorhanden (Pflege, Röntgen, Endoskopie, Zusatzentgelte u.v.m.)
• Abrechnung vieler freigegebener Fälle nach bestem Wissen und Gewissen aufgrund des fehlenden Medizin-Controllings
• Hohe Anfragehäufigkeit seitens der Kostenträger
• Vielzahl von MDK-Prüfungen

Allgemeine Maßnahmen im Projekt

• Neudefinition von Kodierworkflows und Einrichtung neuer Vidierstufen (Signierstufen) unter Einbindung des ORBIS DRG-Workplace
• Anbindung neuer ORBIS-Applikationen, u.a. des ORBIS Medical Controller (Analysen, Berichterstellung und interaktiver Fallbearbeitung) und des ORBIS MDK-Monitor zur Bearbeitung von Problemfällen als Unterstützung des Forderungsmanagements
• Einrichtung einer zentralen Stelle als Prüfinstanz der medizinischen Dokumentation im Vorfeld der Abrechnung
• Mitarbeiterschulung in den Bereichen "DRG-Thematik", "Deutsche Kodierrichtlinien" und der aktuellen gesetzlichen Vorgaben

Ergebnisse des Teilprojekts nach 38 Tagen externer Beratung

• Übermittlung von aussagekräftigen Aufnahmediagnosen innerhalb von 3 Tagen
• Schnellere Bearbeitung der medizinischen Dokumentation bis zur Fakturafreigabe durch neue Zuordnung von Prozessverantwortlichkeiten und abgestimmten Prozessabläufen
• Retrospektive Kodierung nach Entlassung der Patienten nur noch in Einzelfällen notwendig
• Zeitnahe Abrechnung innerhalb von 3-5 Tagen nach Entlassung, somit Sicherung der Erlöse und Vermeidung von Liquiditätsengpässen
• Die Neustrukturierung und Optimierung in den einzelnen Arbeitsbereichen führte zu einer höheren Akzeptanz, Effektivität und Zufriedenheit bei allen am Dokumentations-Workflow beteiligten Personen
• Reduzierung von MDK-Anfragen

Die nächsten Schritte im Projekt

• Controlling eingeführter Prozesse
• Weitere Optimierung der Leistungsdokumentation
• Aufbau und Einführung eines zentralen Berichtswesens
• Optimierung von Prozessabläufen unter Einbindung "Klinischer Behandlungspfade"

Fazit aus dem Teilprojektabschluss im Bereich der Leistungsdokumentation

Durch die Beauftragung des Beratungshauses der jetzt zu Agfa HealthCare gehörenden GWI-Gruppe, das gesamte Aufgabengebiet des Medizin-Controllings zum Zwecke der Erlössicherung zu koordinieren, sind im Laufe des Projektes durch klare Strukturierung und Optimierung der Kodier- und Dokumentationsworkflows viele der in der Ausgangssituation beschriebenen Punkte beseitigt worden. Die Annahme, die medizinische Dokumentation könne nebenbei erledigt werden, hat sich als Trugschluss erwiesen.